BookKeeper - konfigurationsguide

Installation af BookKeeper

Find BookKeeper i Shopifys app store, og installér app'en.

Når app'en er installeret, skal du godkende det abonnement app'en angiver, hvilket er baseret på dit Shopify abonnement.

Når du har godkendt den månedlige abonnementspris, går app'en igang med at synkronisere dine ordrer for de sidste 3 måneder - dette vil tage lidt tid, du kan se i app'en hvornår synkroniseringen er færdig.

Når synkroniseringen er færdig, skal BookKeeper konfigureres.

Konfiguration af BookKeeper

Der er 5 konfigurationstrin i BookKeeper.

Konfigurationstrin 1

I det første trin skal du angive:

1. Den e-mail du ønsker at modtage hhv. eksport af kassekladder og notifikationer på. Notifikationerne er vigtige beskeder, så som f.eks. hvis en kassekladde mod forventning ikke stemmer eller hvis kassekladden ikke blev overført til regnskabssystemet.
2. Regnskabssystemet du vil overføre kassekladder til.
3. API nøglen til regnskabssystemet - det er denne nøgle der giver BookKeeper adgang til at hente konto- og momskoder fra dit regnskabssystem, samt til at oprette kassekladder i systemet. Hvis du ikke allerede har oprettet en API nøgle til dit regnskabssystem, kan du bruge linket til at få en guide til hvordan du opretter nøglen i det regnskabssystem du har valgt.

Konfigurationstrin 2

I det andet trin skal du angive:

1. Navnet på kassekladdegruppen som kassekladder bliver oprettet i.
2. Om du vil have overført kassekladder automatisk til regnskabssystemet hver dag.
3. Om du automatisk vil godkende de kassekladder der overføres hver dag i regnskabssystemet.

Bemærk dog at ikke alle felter kan udfyldes for alle regnskabssystemerne, da ikke alle features er understøttet af det enkelte regnskabssystem.

 

Konfigurationstrin 3

I Shopify kan ordrer blive oprettet på forskellige kanaler - vi kalder det her ordrens kilde.

I det tredje trin skal du for hver ordrekilde angive om denne type af ordrer skal optræde i web-delen af kassekladden, eller i POS-delen af kassekladden. Web-delen af kassekladden kigger på fragt, og opdeler omsætningen mht. om det er en dansk-, EU- eller udenfor EU- kunde, så du kan putte det på de ønskede konti i regnskabssystemet. 

Konfigurationstrin 4

I din Shopify shop har du, eller andre, sat forskellige betalingsgateways op, som kunder i din shop kan bruge til at betale for deres ordrer med, f.eks. QuickPay eller lignende. BookKeeper har fundet alle de gateways der er blevet brugt på ordrer de sidste 3 måneder. 

I det fjerde trin skal du for hver gateway angive hvilken konto de relaterede ordrer skal knyttes til på kassekladden. Du vælger imellem konti der er sat op i dit regnskabssystem. Denne information bruger BookKeeper til i trin 5 at komme med et forslag til hvordan din kassekladde skal være konfigureret.

Konfigurationstrin 5

I det femte og sidste trin, giver BookKeeper dig et forslag til hvordan din kassekladdekonfiguration skal være. Dette forslag er skræddersyet til ligepræcis din shop.

Du skal angive de ønskede momskoder for hver enkelt kassekladde linie, og kontrollere at opsætningen er som ønsket. De vælger imellem momskoder fra dit regnskabssystem. Du har mulighed for at rykke op og ned på rækkefølgen af kassekladdelinierne (denne rækkefølge vil blive overført til regnskabssystemet, hvis regnskabssystemet understøtter det), og du har mulighed for at ændre i opsætningen hvis ønsket.

 

Du er nu færdig med konfigurationen af BookKeeper.

Hvis du har tilvalgt automatisk overførsel af kassekladde til regnskabssystemet, behøves du ikke at foretage dig mere. Der vil blive sendt en notifikation til din e-mail hvis der mod forventning er opstået fejl, så du ved når du skal foretage dig noget.

Nu vises den centrale side i BookKeeper. På denne side kan du:

1. Se den nuværende status - kører alt som forventet, eller er der notifikationer du bør tage hånd om? Du kan også gå til indstillingerne hvis du har brug for at ændre nogle af oplysningerne i konfigurationstrinene.
   
   
2. Se kassekladden for i går. Du kan derudover se ordredetaljer for kassekladden, dvs. hvilke transaktioner er inkluderet i kassekladden.
   
3. Generere nye kassekladder for en eller flere datoer og få kassekladden sendt til enten din e-mail eller dit regnskabssystem. Det kan være du vil undersøge noget nærmere i kassekladden ved at behandle den i Excel, eller det kan være den daglige overførsel af kassekladden til regnskabssystemet fejlede, og du kan dermed overføre kassekladden på ny.
   
   
4. Se en historik over hvornår kassekladder er blevet genereret, og om der opstod fejl.
   

Tag fat i os på bookkeeper@dtails.dk hvis du har spørgsmål.