Ismageriet: Fra WooCommerce til Shopify Plus: Stabilitet, skalerbarhed og skræddersyede løsninger
CASE: Ismageriet

Från WooCommerce till Shopify Plus: Stabilitet, skalbarhet och skräddarsydda lösningar

"Vi har aldrig haft så mycket kontroll över våra system som nu. DTAILS har inte bara förstått våra behov, de har skapat lösningar som har gett oss möjligheten att snabbt skala upp och hantera högsäsongens intensitet."

– Ann Kristin Sundheim, Ekonomichef, Ismageriet

Ismageriet är en populär glassbutik med både en webshop, tre fysiska butiker och pop-up platser under sommaren. Men deras tidigare WooCommerce-lösning var instabil och dyr att underhålla. På nyårsafton – en av årets största försäljningsdagar – gick deras webshop ner. Detta avbrott skapade kaos i orderflödet. Samtidigt var WooCommerce inte tillräckligt skalbart för deras behov, eftersom nästan allt behövde utvecklas från grunden. Det var kostsamt och tidskrävande.

De behövde en plattform som var stabil, skalbar och som kunde hantera belastningen under högsäsongen. Shopify Plus valdes för sin driftsäkerhet, flexibilitet och starka app-ekosystem – en lösning som inte bara löste Ismageriets utmaningar, utan också gav dem möjlighet att växa.

Den största uppgiften var dock inte själva migreringen från WooCommerce till Shopify, utan utvecklingen av ett helt nytt produktionssystem - 100% anpassat till Ismageriets unika behov och fullt integrerbart med Shopify och Shopify POS.

Vem är

Ismageriet

Sedan 2005 har Ismageriet producerat glass inspirerad av klassisk italiensk gelato, tillverkad i små portioner i deras egna butiker. Med fokus på kvalitet, färska råvaror och säsongsbetonade smaker har de byggt upp en lojal kundbas och anses idag vara en av de mest populära glassbutikerna i Storstockholm. Från deras webshop kan man beställa glass i literförpackningar för avhämtning i butik eller boka glassvagn för fest eller njutning.

Lösningen: Shopify Plus, nytt produktionssystem och custom apps

DTAILS hjälpte Ismageriet att migrera från WooCommerce till Shopify Plus och samtidigt optimera deras digitala verksamhet. Övergången gav dem:

  • Stabilitet: Shopify Plus kunde hantera de stora mängder trafik utan avbrott – även under hektiska dagar såsom nyårsafton och varma sommardagar.
  • Skalbarhet: Med Shopify POS kan nya pop-up platser sättas upp blixtsnabbt.
  • Effektiv drift: Genom specialutvecklade appar och ett unikt produktionssystem blev orderflödet optimerat, så att både produktion och avhämtning fungerade smidigt.

En central del av lösningen var ett skräddarsytt produktionssystem, som gjorde det enklare att hantera beställningar i en stressig miljö.

Helt nytt produktionssystem – byggt från grunden efter Ismageriets önskemål

  • Flexibilitet i produktionen: Systemet hanterar enkelt ett varierande antal medarbetare i produktionen. Vissa dagar är det 2 på jobbet, andra dagar 15.
  • Intelligent orderhantering: Ismageriet säljer både glasstrutar, glasstårtor och kundanpassade beställningar och mycket mer. Systemet filtrerar ordrar baserat på typ, så att varje order hanteras optimalt. Det hålls koll på produkter som kan "plockas från hyllan" och produkter som produceras.
  • Flera utskrifter: Produktionssedlar kan skrivas ut flera gånger, vilket är viktigt, eftersom ordersedlar lätt kan glida av en kall literlåda och försvinna. Man kan tro att det är standard att kunna skriva ut en ny sedel, men det är det inte.
  • Enkel gränssnitt: Systemet är designat så att även nya säsongsanställda snabbt kan förstå det. Det minimerar fel och säkerställer att alla ordrar hanteras korrekt. Enkelhet är nyckeln till framgång.
  • Tidsstyrning: Systemet tar hänsyn till avhämtningstider och produktionskrav, till exempel att glasstårtor kräver 48 timmars förberedelse.
  • Platsuthantering: Ordrar fördelas automatiskt på de relevanta platserna, så att det är lätt för medarbetarna att veta var en beställning ska produceras.

Ismageriet hade en klar vision från början och kände sina behov, vilket har bidragit till att projektet kunde genomföras på relativt kort tid.

Skräddarsydda appar för Ismageriet

#BundleBuilder utvecklades för Ismageriet, så att de enkelt kunde erbjuda sina kunder literboxar till ett fast pris. Bundle-produkten visas som en vanlig produkt med egen produktbild, men när kunden klickar på produkten visas alla tillgängliga varianter. Kunden kan nu kryssa för vilka varianter som ska läggas till literboxen. En översikt på höger sida, eller längst ner på mobil, visar tydligt hur många varianter som har lagts till i literboxen och när maxgränsen är nådd. Läs mer om #BundleBuilder här.

Pick Up Planner En annan specialutvecklad app skapad med Ismageriets behov i åtanke. Pick Up Planner gör det möjligt för kunder att välja upphämtningsdatum och säkerställer att glasskakor endast kan beställas med minst 48 timmar i förväg, eftersom denna typ av glass har längre produktionstid. Det låter som en enkel app, men när flera tusen beställningar strömmar in krävs det en hel del kraft för att undvika kaos.

Effektiv kundservice med Gorgias

Ismageriet får dagligen många förfrågningar från kunder, som undrar om allt från allergener till nya smakvarianter. Dessa förfrågningar kommer från många olika kanaler: e-post, sociala medier som Facebook och Instagram och livechatt på webbutiken.

Med integrationen till Gorgias har all kundkommunikation samlats på ett ställe. Det innebär att Ismageriets team inte längre behöver hoppa mellan olika plattformar för att besvara frågor. Istället kan de snabbt se och svara på alla meddelanden direkt i Gorgias.

Fördelarna med denna lösning är:

  • Tidsbesparing: Kundserviceteamet spenderar mindre tid på att byta mellan kanaler och kan istället fokusera på snabba och exakta svar.
  • Bättre kundupplevelse: Kunder får snabbare svar, oavsett om de frågar via Instagram, e-post eller webbutiken.
  • Automatisering: Gorgias kan känna igen ofta ställda frågor och automatiskt föreslå svar, vilket gör det ännu enklare att hantera stora mängder förfrågningar.
  • Sammanhängande service: Om en kund tidigare har frågat om något, kan medarbetaren enkelt se den historiken och ge ett mer personligt svar.

För ett företag som Ismageriet, där säsongsvariationer innebär extra arbetsbelastning under sommarmånaderna, är denna lösning avgörande för att kunna ge snabb och effektiv kundservice – utan att behöva anställa en massa extra personal.

Perfekt samspel mellan online och offline

Med Shopify POS har Ismageriet fått ett intuitivt, användarvänligt och mobilt kassasystem som fungerar över olika platser. Kunder kan beställa online och hämta i butiken som förväntat.

En stor fördel med Shopify POS är dess flexibilitet. Nya pop-up butiker kan sättas upp mycket snabbt utan komplicerade integrationer, och betalningar kan tas direkt från en iPad eller en mobil enhet.

En stor förändring för Ismageriet var de integrerade presentkorten som kan användas både online och i butikerna. Tidigare upplevde de ofta att kunder ville hämta glass och betala med presentkort som bara gällde för webshopen. Det skapade onödigt pappersarbete och besvär för kontoret. Med Shopify POS har detta problem eliminerats – nu kan presentkorten användas på alla plattformar, vilket gör köpupplevelsen betydligt smidigare.

Lär dig mer om Ismageriets lösning

Själva migreringen från WooCommerce till Shopify gick lugnt och smidigt. Ismageriet kunde få hjälp med att exportera mycket av sina data från det tidigare systemet, vilket vi sedan kunde strukturera så att det blev möjligt att importera till Shopify.

För Ismageriet fanns det flera fördelar med Shopify. Driftsäkerhet är superviktigt, men flexibilitet är också avgörande. Att kunna arbeta med sin egen butik utan att ständigt behöva be om extern hjälp – och betala för det – är naturligtvis ett extra stort plus. Men även Shopify POS och integrerade presentkort löser många utmaningar för Ismageriet.

Ja, på Shopify Plus är det möjligt att göra ändringar på själva checkout-page. Här har Ismageriet lagt till checkout blocks för merförsäljning av t.ex. tillbehör till glassen. En liten detalj som har stor betydelse för omsättningen – precis som när en anställd föreslår det i butiken.

Det skulle inte heller vara möjligt att använda Pick Up Planner utan Shopify Plus, eftersom denna finns på checkout page.

Ismageriet använde kortvarigt Shopify Email, men har nu bytt till Klaviyo.

"Systemet fungerar bara – både i butikerna och online. På nyårsafton 2024 stod Shopify Plus och våra DTAILS-appar inför sitt hittills största test. Flera tusen beställningar hanterades utan problem – precis så ska det vara!"

– Ann Kristin Sundheim, Ekonomichef, Ismageriet